L’organizzazione conferenze stampa è un incarico fra i più particolari ed emozionanti che fanno parte del complesso delle azioni di comunicazione di un’azienda. Nel momento in cui nasce un nuovo prodotto, viene annunciata una fusione, o l’introduzione di un nuovo servizio o tecnologia, si ha l’occasione di catturare in modo robusto l’attenzione del pubblico, che si tratti di un evento locale così come di un avviso a livello nazionale. Se si vuole che il risultato sia impeccabile – e lo vogliamo eccome, dato che non ci sarà una seconda occasione per fare una buona impressione – la fase di organizzazione è vitale. Si tratta, ovviamente, di un lavoro complesso, ma esistono almeno tre consigli semplici da seguire che possono fare la differenza:
1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione
Può forse sembrare riduttivo dell’importanza delle notizie, delle innovazioni, o delle scelte che dovete presentare nella vostra conferenza stampa, ma non vuole esserlo: è soltanto una regola base, di estrema importanza, della comunicazione. Le persone che racconteranno quanto avete da comunicare, e il modo in cui lo faranno, hanno un peso enormemente maggiore nella trasmissione del messaggio rispetto al contenuto del messaggio stesso. La scelta è difficile: da un lato, sarebbe bene deputare la presentazione a un esperto di marketing, dall’altra è giusto da un punto di vista di onestà informativa, e anche utile a livello di immagine, far parlare chi è più intimamente stato coinvolto nei fatti di cui si parla. L’ideale, quindi, se appena possibile, è quello di combinare le due cose, e affidare ad un comunicatore professionale il coordinamento dell’evento, lasciando nello stesso tempo spazio alle figure chiave degli avvenimenti per presentare le notizie oggetto della conferenza. In questo modo, si miglioreranno le chance che i giornalisti intervengano alla conferenza stampa e anche che le notizie si dimostrino abbastanza interessanti da farle divulgare.
2) Identificare una location appropriata
Se per un invito a cena non c’è posto migliore della propria casa, con tutto il suo carattere e le sue tipicità, non è invece sempre detto che la sede effettiva della propria Azienda sia necessariamente il luogo migliore per organizzare una conferenza stampa. Perchè questa possa filare liscia e avere i massimi risultati, infatti, serve innanzitutto uno spazio adeguato al numero di convenuti, che non sempre è facile, o addirittura fattibile, trovare in un ufficio. Meglio, allora, affittare una sala appropriata in un hotel o in un centro direzionale vicino; e oltre a questo, è basilare assicurarsi che i giornalisti abbiano tutte le comodità necessarie a poter inviare presto e facilmente in redazione i propri reportage, come ad esempio un’eccellente copertura Wi-Fi, o se sarà presente la radio, un collegamento ISDN.
3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte
Sovente la si prepara di fretta e senza cura, e invece la Cartella Stampa è essenziale per generare interesse: va pensata come una Brochure per i giornalisti, che presenti il vostro evento, e merita per questo la stessa cura che dedicate ai vostri altri materiali promozionali. Ricordate che, oltre ad ampliare le probabilità che il vostro annuncio durante la conferenza stampa arrivi ad essere presentato in un articolo, crearvi una buona reputazione con i giornalisti significa anche potervi posizionare come figure a cui si rivolgono per un parere sul vostro settore, e quindi autorità nel vostro campo: un’ottima pubblicità.